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Dataprev apresenta projeto de gestão documental online no Consegi 2011

Enviado por Marcela D'Alessandro - Quarta, 11 de maio de 2011

A Dataprev aproveitou a realização do IV Congresso Internacional Software Livre e Governo Eletrônico (Consegi) para apresentar o projeto piloto que desenvolve atualmente com o intuito de facilitar a gestão de documentos durante o processo de compras na empresa. A analista de TI da Unidade de Desenvolvimento Software Livre da Dataprev (UDSL) em Campo Grande Edilene Veneruchi expôs o projeto na palestra “Gerenciamento de conteúdo corporativo na Dataprev”.

Segundo Edilene, a Previdência Social hoje se esforça para simplificar e desburocratizar normas e processos, uniformizar procedimentos e aperfeiçoar a gestão estratégica e a comunicação institucional. Por isso, criou o Programa de Gestão da Informação Corporativa, que pretende digitalizar todos os documentos e permitir o acompanhamento online dos processos.

Para se ter uma ideia do problema, Edilene afirma que a Previdência Social gera, em média, 40 mil documentos processuais diariamente. Só o Departamento de Suprimentos da Dataprev gera, todos os meses, 100 processos com aproximadamente 600 páginas cada um. “Hoje tudo é feito manualmente, mas a realidade atual do Departamento de Suprimentos requer a garantia de rápido acesso a documentos, bem como controle de várias informações neles contidos, especialmente os documentos habilitatórios dos fornecedores,” avalia a analista de TI da Dataprev.

Com o auxílio da ferramenta Alfresco Community, de código aberto, a equipe da Dataprev trabalha para desenvolver o projeto interno de gestão documental do processo de compras e acompanhar todos os trâmites online. “Os documentos que os fornecedores apresentam devem estar atualizados durante toda a vigência do contrato. O projeto de gestão documental vai permitir esse controle por meio digital,” explica Edilene.

A Dataprev pretende implantar o Sistema de Gestão Documental do Processo de Compras gradualmente, em quatro etapas: 1ª) registro de processos e controle de documentos digitalizados; 2ª) tramitação de documentos e processos; 3ª) controle de documentos originalmente eletrônicos e 4ª) controle de anexação, apensação e desentranhamento de processos.

A previsão, de acordo com Edilene Veneruchi, é que esse sistema entre em produção ainda em dezembro de 2011.


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